informacje o archiwizowaniu dokumentów księgowych w firmie, jak należy to wykonywać


Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów księgowych w firmie. Przepisy i informacje jak archiwizować dokumenty.

Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów

 

Archiwizacja dokumentów jest konieczna ze względu na przepisy. Każde przedsiębiorstwo ma ustawowy obowiązek gromadzenia akt. Większe firmy robią to samodzielnie. Mniejsze natomiast zlecają wszystkie czynności specjalnym firmą, które zajmują się wyłącznie archiwizacją dokumentów.

Dokumenty gromadzone w biurach musza być dobrze przechowywane. Zazwyczaj wydziela się specjalne pomieszczenie na archiwum lub magazyn akt. W pomieszczeniu takim ważne jest umeblowanie. Do wyboru są regały typu magazynowego i jezdnego, a także szafy kartotekowe. Rodzaj mebli zależy od rodzaju i ilości dokumentów. W małych i ciasnych archiwach godne polecenia jest zastosowanie mebli w systemie Walter. Są to obrotowe stojaki i szafy, dzięki którym nie potrzeba aż tyle miejsca, aby wytyczyć alejki.

Oprócz mebli potrzebne są także materiały chroniące dokumenty. Są to najczęściej skoroszyty, segregatory, teczki, klipsy czy pudła archiwizacyjne. Chronią one bezpośrednio dokumenty, a jednocześnie pozwalają na logiczne ich uporządkowanie.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów jak na razie nie sprawdza się w naszym kraju. Powodem jest nieumiejętność poprawnej obsługi odpowiednich programów, a co za tym idzie, częste utraty danych. Innym czynnikiem jest koszt inwestycji w tego typu formę archiwizacji. Jest to jednak rozwiązanie dobre. Skraca czas odszukania odpowiednich dokumentów, a także zmniejsza zużycie papieru. Jednak strach przed utratą ważnych danych jest większy niż wygoda, komfort i ułatwienie pracy przy archiwizowaniu dokumentów.

COPYRIGHTS 2007, PRAWA AUTORSKIE ZASTRZEŻONE

Strony o treściach zbliżonych do wyżej prezentowanej:
Telegazeta zasady działania. Buddyzm tybetański założenia i kultura. Ministerstwo Edukacji Narodowej MEN rozporządzenia i ustawy.